Wenn von Geschäftsprozessen die Rede ist, denkt man automatisch an große Firmen mit vielen Mitarbeitern und Abteilungen. Doch auch kleine Unternehmen sind durch Prozesse strukturiert und klar definiert.
Bereits die Kontaktaufnahme von Neukunden oder das dadurch entstehende Verkaufsgespräch sind gezielte Prozesse von Unternehmen.
Welche Arten von Geschäftsprozessen gibt es?
Geschäftsprozesse sind Abläufe oder Reihen von Aktivitäten, die in einem Unternehmen durchgeführt werden, um bestimmte Ziele zu erreichen — sei es zur Kundengewinnung oder dem Erhalt von Waren.
Arten von Geschäftsprozessen
Es wird zwischen primären und sekundären Geschäftsprozessen unterschieden.
Jedes Unternehmen besitzt individuelle Prozesse, welche sich von Firma zu Firma unterscheiden.
In der nachfolgenden Tabelle sind einige Beispiele der wichtigsten primären Geschäftsprozesse, der sogenannten Kernprozesse, aufgelistet.
| Primäre Geschäftsprozesse | Beispiele |
|---|---|
Vertriebsprozess |
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Produktionsprozess |
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Kundenbetreuungsprozess |
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Finanzprozess |
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Projektmanagementprozess |
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Innovations- und Produktentwicklungsprozess |
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Logistikprozess |
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Marketingprozess |
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Diese und weitere primäre Geschäftsprozesse sind der Grundstein jeder Organisation. Sie konzentrieren sich darauf, Werte für Kunden zu schaffen und den Hauptzweck des Unternehmens zu erfüllen.
Dadurch sind sie eine wichtige Stütze für den Erfolg, bzw. das Wachstum jedes Unternehmens.
Beispiele sekundärer Geschäftsprozesse
Auch die sogenannten sekundären Geschäftsprozesse tragen zum reibungslosen Funktionieren des Unternehmens bei. Sie unterstützen die primären Geschäftsprozesse, haben dabei allerdings nicht unmittelbar mit der Erstellung von Produkten, den Dienstleistungen oder dem direkten Kundenkontakt zu tun.
Aufgaben sekundärer Geschäftsprozesse
Sekundäre Geschäftsprozesse unterstützen die Hauptgeschäftsprozesse und fördern die Effizienz und Effektivität der Firma.
Einige Beispiele für sekundäre Geschäftsprozesse sind:
| Sekundäre Geschäftsprozesse | Beispiele |
|---|---|
Personalverwaltung |
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Buchhaltung und Finanzwesen |
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IT-Management und Technologie Unterstützung |
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Beschaffungs- und Lieferantenmanagement |
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Qualitätsmanagement |
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Rechts- und Compliance-Management |
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Facility Management |
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Diese Geschäftsprozesse sind zwar nicht das Kerngeschäft eines Unternehmens, spielen jedoch eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung und Gewährleistung reibungsloser Funktionen.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Alles wichtige zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, finden Sie in unserem Artikel “Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Mehr als nur technische Innovation”.
Spezifische Beispiele für Geschäftsprozesse
Da die tatsächlichen Geschäftsprozesse je nach Branche und Organisation variieren können und oftmals speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind, haben wir die Prozesse in der Industrie, der Verwaltung, der IT und im Einzelhandel genauer analysiert.
Geschäftsprozesse in der Industrie
In der Industrie gibt es eine breite Palette von Geschäftsprozessen, die je nach Art der Industrie und des Unternehmens variieren können.
Hier sind einige der wichtigsten Geschäftsprozesse, die in verschiedenen Industriezweigen vorkommen:
- Produktentwicklung und Forschung
Dieser Prozess umfasst die Konzeption, Entwicklung und Prüfung neuer Produkte. Er findet häufig in der Fertigungs- oder Pharmaindustrie Anwendung. - Beschaffung und Lieferantenmanagement
Unternehmen in der Industrie müssen Materialien, Komponenten und Rohstoffe beschaffen, wodurch die Auswahl und Beziehungspflege von Lieferanten wichtig ist. - Fertigung und Produktion
Hierbei handelt es sich um die eigentliche Herstellung von Produkten. Je nach Industrie kann dies die Massenproduktion von Konsumgütern oder die kundenspezifische Herstellung von Industrieanlagen umfassen. - Qualitätskontrolle und Qualitätssicherung
Die Überwachung der Produktqualität ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die hergestellten Produkte den Standards und Vorschriften entsprechen. - Instandhaltung und Anlagenmanagement
Alle Produktionsanlagen und Maschinen müssen ordnungsgemäß gewartet und instand gehalten werden, um den reibungslosen Betrieb sicherzustellen. - Logistik und Supply Chain Management
Dieser Prozess umfasst die Planung, Steuerung und Optimierung des Transports von Waren und Materialien von einem Ort zum anderen. Er ist besonders in der Fertigungsindustrie wichtig. - Vertrieb und Marketing
Durch Vertriebsstrategien, Marketingkampagnen und Kundengewinnung müssen Unternehmen ihre Produkte vermarkten und an Kunden verkaufen. - Kundenbetreuung und Support
Nach dem Verkauf ist die Betreuung der Kunden entscheidend. Dieser Prozess umfasst den Kundendienst, die Beantwortung von Anfragen und die Problemlösung. - Bestandsmanagement
Um die Nachfrage zu decken, müssen Unternehmen ihre Lagerbestände überwachen und verwalten. Dadurch gewährleisten sie, dass ausreichend Materialien und Produkte vorhanden sind. - Compliance und Regulierung
Alle gesetzlichen Vorschriften und Sicherheitsstandards müssen eingehalten werden. - Finanzmanagement und Buchführung
Dies beinhaltet die Verwaltung von Finanzmitteln, Budgetierung, Buchführung und Finanzberichterstattung. - Personalwesen
Damit alle notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen gewährleistet sind, ist es notwendig, Mitarbeiter zu rekrutieren, zu schulen und zu managen.
Geschäftsprozesse in der Verwaltung
Auch in der Verwaltung, sei es in Regierungsbehörden, Bildungseinrichtungen oder anderen Verwaltungsbereichen, gibt es verschiedene Geschäftsprozesse, die dazu dienen, die täglichen Abläufe und Aufgaben effizient zu organisieren.
Hier sind einige Beispiele für Geschäftsprozesse in der Verwaltung:
- Personalverwaltung
Neben der Rekrutierung von Mitarbeitern und den Schulungen, beinhaltet die Personalverwaltung zudem das Bearbeiten von Gehaltsabrechnungen. - Beschaffung und Einkauf
Die Beschaffung und der Einkauf umfassen die Bedarfsanalyse und die Bestellung von Büromaterialien, aber auch die Auswahl und Verwaltung von Lieferanten. - Finanzverwaltung
Bei der Finanzverwaltung werden die Budgetierung und Haushaltsplanung, das Buchführungs- und Rechnungswesen sowie die Rechnungsprüfung und Zahlungsabwicklung durchgeführt. - Dokumenten- und Informationsverwaltung
Hier stehen die Erfassung und Archivierung von Dokumenten, das Datenbankmanagement, die Informationssicherheit und die Bereitstellung von Informationen und Berichten im Mittelpunkt. - Projektmanagement
Im Projektmanagement werden Verwaltungsprojekte geplant und durchgeführt, Ressourcen zugewiesen, die Zeit verwaltet und des Weiteren der Projektfortschritt überwacht und berichtet. - Kundenbetreuung und Bürgerservice
Neben dem Entgegennehmen und Bearbeiten der Anfragen von Bürgern bzw. Kunden und dem Management von Beschwerden und deren Lösungen, werden hier Informationen bereitgestellt und Anfragen beantwortet. - Gesundheits- und Sicherheitsmanagement
Das Gesundheits- und Sicherheitsmanagement umfasst die Implementierung von Sicherheitsrichtlinien und ‑verfahren, außerdem die Gesundheitsvorsorge, Notfallplanung, Sicherheitsinspektionen und ‑überwachungen. - Verwaltung von Bildungseinrichtungen
Dies beinhaltet die Stundenplanung und Kursregistrierung, die Schüler- und Lehrerverwaltung, aber auch die Schuld Budgetierung und Umsetzung von Bildungspolitik. - Compliance und Regulierung
Die Aufgaben von Compliance und Regulierung umfassen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Richtlinien. Außerdem kommt die Überwachung von Lizenz- und Zertifikatsanforderungen und die Berichterstattung an Aufsichtsbehörden hinzu. - Technologie- und IT-Verwaltung
Hier findet die Verwaltung von IT-Infrastruktur und Ressourcen, die Beschaffung von Software, sowie die Lizenzverwaltung und Gewährleistung von IT-Sicherheit und Datenschutz statt.
Geschäftsprozesse in der IT
Die Geschäftsprozesse in der Informationstechnologie (kurz: IT) sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die IT-Systeme und ‑Dienstleistungen eines Unternehmens reibungslos funktionieren, sicher sind und den Anforderungen der Organisation entsprechen.
Hier sind einige Beispiele für Geschäftsprozesse in der IT:
- IT Service Management (ITSM)
IT-Service Management umfasst die Bereiche Incident‑, Change‑, Problem- und Service Level Management. - Softwareentwicklung und ‑wartung
Hierzu gehören die Erfassung und Dokumentation von Anforderungen neuer Software, das Entwerfen, Entwickeln, Testen und Implementieren von Softwarelösungen sowie die Wartung vorhandener Software. - IT-Projektmanagement
Neben der Festlegung von Projektzielen und Ressourcen behandelt das IT-Projektmanagement das Erstellen von Projektplänen, Zeitplänen und Budgets, die Umsetzung und Überwachung laufender Projekte, aber auch das Dokumentieren, Berichten und Evaluieren abgeschlossener Projekte. - IT-Infrastrukturmanagement
Hier werden Netzwerke und Server vorbereitet, konfiguriert, überwacht und gewartet, sowie Datenbanken, Datenbankserver, Cloud-Ressourcen und-Dienste verwaltet. - Informationssicherheitsmanagement
Um die Informationssicherheit zu gewährleisten, werden Sicherheitsrichtlinien und ‑verfahren entwickelt und implementiert, Benutzer Zugriffsrechte und Berechtigungen verwaltet sowie Sicherheitsprüfungen durchgeführt. - Kundenservice und Support
Der Support nimmt Anfragen entgegen und löst Benutzerprobleme. Zudem fördern sie die effektive Nutzung von IT-Ressourcen. - Lizenzmanagement und Software Asset Management (SAM)
Bei diesem Prozess werden Softwarelizenzen und ‑verträge verwaltet und deren Nutzung überwacht. - Notfallwiederherstellung und Geschäftskontinuität
Um die Handlungsfähigkeit des Unternehmens in Krisensituationen sicherzustellen, werden Geschäftskontinuitätspläne entwickelt und ständig aktualisiert. Außerdem werden Maßnahmen zur Wiederherstellung des IT-Betriebs nach Störungen oder Katastrophen geplant und im Ernstfall durchgeführt.
Geschäftsprozesse im Einzelhandel
Im Einzelhandel gibt es viele primäre und sekundäre Geschäftsprozesse, die dazu dienen, den reibungslosen Betrieb von Geschäften und die effiziente Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen an den Kunden sicherzustellen.
Sie stellen die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens sicher, was gerade bei der Integration von Technologien und Online-Verkaufskanälen eine zentrale Rolle spielt.
Hier sind einige Beispiele für Geschäftsprozesse im Einzelhandel:
- Beschaffungsprozess
Hierzu gehören die Beschaffung von Waren, Lieferanten und Herstellern, die Verwaltung des Lagers und der Bestandskontrolle, aber auch die Warenannahme mit anschließender Prüfung und Lagerung. - Verkaufsprozess
Zum Verkaufsprozess gehören der Kundenempfang und deren Beratung, die Produktpräsentation und Verkaufsförderung, die Abwicklung von Verkäufen und Transaktionen, sowie die Buchführung und Zahlungsabwicklung. - Lager- und Bestandsmanagement
Hier findet die Überwachung, Verwaltung und Bewertung von Lagerbeständen statt, aber auch die Warenverteilung. - Kundenbetreuungsprozess
Bei diesem Prozess werden Kundenanfragen und Beschwerden bearbeitet und der Warenumtausch und die Rückgabe durchgeführt. Außerdem findet die Förderung von Treueprogrammen und der Kundenbindung statt. - Visual Merchandising
Durch die Gestaltung der Verkaufsflächen, Regalen und Schaufenster sollen Kunden angelockt werden. Zudem findet hier die strategische Produktplatzierung statt, um den Verkauf anzukurbeln. - Marketingprozess
Anhand der Kundenanalyse und Marktsegmentierung werden Marketingkampagnen in Form von Werbung und Promotion geplant und durchgeführt. - Personalmanagement
Zu den Aufgaben des Personalmanagement gehören die Rekrutierung und Schulung von Verkaufspersonal, die Mitarbeiterplanung und deren Einsatz sowie die Leistungsbeurteilung und Motivation. - Finanzprozess
Neben der Budgetierung und Finanzplanung beinhaltet der Finanzprozess die Buchführung und das Rechnungswesen, aber auch die Steuerverwaltung und Finanzberichterstattung. - E‑Commerce und Online-Vertriebsprozess
Zum Online-Vertriebsprozess zählen das Betreiben von Online-Shops, die damit einhergehende Bestellabwicklung, der anschließende Versand sowie der dadurch anfallende Kundensupport. - Sicherheits- und Risikomanagement
Um die Sicherheit zu gewährleisten, muss ein Diebstahlschutz angebracht und überwacht werden. Zusätzlich fallen hierunter die Risikobewertung und das Risikomanagement im Geschäftsbetrieb. - Logistikprozess
Hier findet die Koordination mit Lieferanten und Logistikdienstleistern sowie die Verfolgung von Warenbewegungen und Lieferterminen statt. - Kundendatenanalyse und CRM (Customer Relationship Management)
Bei diesen Prozessen werden Kundendaten gesammelt und analysiert, um mit Hilfe von CRM-Software die Kundenbeziehungen zu pflegen und zu verwalten.
Unser Fazit
Auch wenn es viele primäre und sekundäre Geschäftsprozesse gibt, die sich in den einzelnen Branchen überschneiden, bildet jedes Unternehmen eigene einzigartige Prozesse. Diese werden auf die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Kunden und Produkte, bzw. Dienstleistungen zugeschnitten.
Um also herauszufinden, wie die Digitalisierung im eigenen Unternehmen vorangetrieben werden kann, müssen zunächst die Prozesse klar definiert und analysiert werden.