Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen unterscheidet sich stark von normalen Transformationsprozessen, die in Firmen ablaufen.
Auch wenn die grundsätzliche Notwendigkeit des Einsatzes von intelligenten Lösungen wie Cyber-physischen-Systemen (CPS) oder Enterprise-Resource-Planning (ERP) nicht mehr in Frage gestellt wird, ist die praktische Umsetzung eine Herausforderung für Unternehmen jeder Größe.
Dabei scheitert eine erfolgreiche Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen selten an der Motivation zur Veränderung, sondern an der Vorstellung, dass es sich um einen einmaligen Vorgang handelt.
Einmal abgeschlossen, kann „digital” durchgestartet werden — Versprechen, die selbst erfahrene Beratungsfirmen häufig nicht einhalten können.
Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Definition
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen lässt sich nicht einfach als Übertrag analoger Arbeitsabläufe in eine digitale Umgebung definieren.
Vielmehr handelt es sich um eine intelligente Vernetzung verschiedener Arbeitsprozesse und ‑bereiche, die sich gegenseitig beeinflussen.
Auf die Kombination kommt es an
Digitale Geschäftsprozesse lassen sich nur schaffen, wenn fachliches Know-how über die bestehenden Abläufe, die vorhandenen Daten und die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens zusammengeführt werden.
Neben der ERP-System-Implementierung gibt es weitere Möglichkeiten der Digitalisierung von Geschäftsprozessen, deren Definition sich keineswegs ausschließlich auf die technischen Abläufe beschränkt.
Veränderung der Arbeitsweise
Ein aktuelles Beispiel für die Veränderung von Arbeitsweisen durch die Digitalisierung ist das Home Office.
Durch die Möglichkeit zur Heimarbeit rücken u. a. Fragen zur grundsätzlichen Organisation von Arbeitsabläufen, deren technischer Umsetzung und Gewährleistung der Datensicherheit, in den Fokus.
Auch dabei handelt es sich um einen digitalen Transformationsprozess, der von einem Unternehmen das Adaptieren einer digitalen Denkweise erfordert.
Jede Veränderung der Anwendungssystemlandschaft muss folglich im Hinblick auf ihre Auswirkungen sorgfältig abgewägt und geplant werden.
IT-Expertise richtig einsetzen
Wird das Implementieren digitaler Geschäftsprozesse ohne Rücksicht auf die betriebliche Gesamtstruktur vorgenommen, ist ein Scheitern der Maßnahmen praktisch vorprogrammiert.
Umso wichtiger ist es, dass agile Methoden zum Einsatz kommen, die IT-Expertise dorthin bringen, wo sie benötigt wird.
Wie das gesammelte Firmenwissen digital abgebildet und effizient von allen Mitarbeitern genutzt werden kann, erfahren Sie im Beitrag zum Thema Geschäftslogik.
Beispiele für digitale Geschäftsprozesse
Beispiele für digitale Geschäftsprozesse muss man nicht lange suchen, denn die meisten Firmen nutzen ERP-Systeme, um die Abläufe in ihrem Betrieb zu unterstützen und zu planen.
Vorläufer der ERP-Systeme waren MRP-Systeme.
Was sind MRP-Systeme?
MRP ist die Abkürzung für den englischen Begriff Material Requirement Planning, der sich mit Materialbedarfsermittlung übersetzen lässt.
Ursprünglich zur Bedarfsermittlung konzipiert, entwickelten sich diese MRP — Systeme mit zunehmender Komplexität der betrieblichen Wertschöpfungsprozesse weiter.
Ein ERP-System geht über die reine Bedarfsplanung hinaus und besteht aus verschiedenen Teilsystemen, die miteinander kommunizieren.
Datenmanagement
Ein Grundpfeiler der Digitalisierung ist die örtlich und zeitlich unbegrenzte Verfügbarkeit von vernetzten Daten.
ERP-Systeme bilden dank ihrem modularen Aufbau und ihrem unternehmensweiten Zugriff die Basis für ein effizientes Datenmanagement, unter Zuhilfenahme einer einheitlichen Benutzeroberfläche.
Für Firmen, die in hohem Maß personalisierbare Teilprodukte oder Produktvarianten anbieten, welche vom Kunden individualisiert werden können, eignet sich auch der Einsatz eines Konfigurators.
Integrierbarkeit ins ERP-System
Ein Produktkonfigurator kann problemlos in ein bereits bestehendes ERP-System integriert werden oder aber auch als eigenständige Softwarelösung zur Effizienzsteigerung bei verschiedenen Geschäftsprozessen beitragen.
Das Ergebnis ist ein digitaler Workflow, der unbehindert durch verschiedene Unternehmensbereiche fließt.
Bevor dieser Punkt erreicht werden kann, ist die Definition einer Organisationsstruktur mit klar identifizierbaren Geschäftsprozessen innerhalb von einem Unternehmen unabdinglich.
Vorteile der Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Zu den Geschäftsprozessen, die in den meisten Branchen zu finden sind und auf verschiedene Art digitalisiert werden können, gehören:
| Bereich | Vorteile |
|---|---|
Entwicklung | Effizienter verkürzter Entwicklungsprozess dank Computer Aided Design (CAD) und Rapid Prototyping |
Vertrieb | Zielgerichtete und kundenorientierte Prozesse |
Produktion | Schnelle Fertigung dank Zugriff auf zentralen Datenspeicher |
Kundenbetreuung | Orts- und zeitunabhängige Betreuung von Auftraggebern |
Logistik | Innovative Datenmanagementsysteme ermöglichen eine genaue Überwachung logistischer Prozesse |
Finanzplanung | Bessere Budgetierung und Kostenkontrolle dank spezieller Tools |
Eine ausführliche Liste mit Beispielen für primäre und sekundäre Geschäftsprozesse, sowie deren Zusammenhänge innerhalb eines Unternehmens, finden Sie in unserem Artikel “Geschäftsprozesse: Beispiele anschaulich erklärt”
Wie gelingt die digitale Transformation von Geschäftsprozessen?
Die Basis für das nachhaltige Gelingen einer digitalen Transformation von Geschäftsprozessen ist die Entwicklung einer neuen Sichtweise auf den Begriff „Digitalisierung”.
Intelligente Technologie und Systeme werden nicht nur in Unternehmensabläufe integriert, sondern entwickeln sich zeitgleich und stetig weiter.
Um in diesem dynamischen Klima zu bestehen, bedarf es neuer Ansätze und Strategien, damit man konkurrenzfähig bleibt.
Dadurch steigt der Innovationsdruck, insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die jetzt schnell handeln müssen.
Aktuelle Umfragen zu den Hürden, die Firmen für eine erfolgreiche Digitalisierung sehen, zeigen, dass die Angst „digital” zu scheitern groß ist.
Mehr als nur Technik
Es geht nicht mehr darum, digitale Technologien einfach zu verwenden, sondern digital zu denken.
Die Basis jeder erfolgreichen Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist deshalb das Ermitteln eines Unternehmensbereiches, in dem eine Optimierung in bedeutendem Ausmaß von Nutzen sein könnte.
Eine Frage der Integration — Fazit
Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse lohnt sich immer — egal wie bewährt die vorhandenen „analogen” Abläufe auch zu sein scheinen.
Einheitslösungen funktionieren nur in den seltensten Fällen!
In einem sich stetig wandelnden und zunehmend digitaler werdenden Umfeld ist es deshalb unabdinglich für Firmen, ihr Digitalisierungspotenzial zu ergründen.
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann ganzheitlich, aber auch partiell erfolgen.
Grundsätzlich handelt es sich aber immer um einen multifaktoriellen Prozess.
Welcher Ansatz der Richtige ist, hängt ganz von der grundsätzlichen Struktur, den Ressourcen und den langfristigen Zielen des Unternehmens ab.
Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist der eigentliche Transformationszweck.
Erst wenn dieser feststeht, kann ein funktionales Digitalisierungskonzept erarbeitet werden, von dem ein Unternehmen langfristig in einem sich immer wandelnden Markt profitieren kann.