Aufgrund der Digitalisierung durchlebt der Einkauf enorme Veränderungen. Als Unternehmen ist es wichtig, sich diese Änderungen bewusst zu machen und die nötige Prozessoptimierung vorzunehmen, um durchgehend eine effektive und effiziente Arbeitsweise zu ermöglichen.
Wie die Digitalisierung den Einkauf verändert
Die zentrale Aufgabe des Einkaufs ist es, Unternehmen mit ihren benötigten Gütern zu versorgen. Daraus ergeben sich 6 Kernaufgaben:
- Bedarfsermittlung
- Beschaffungsmarktforschung
- Analyse und Bewertung der Make or Buy-Frage
- Vertragsvereinbarung und Bestellabwicklung
- Lieferantenmanagement
- Strategisches Einkaufsmanagement und ‑controlling
Die Einkaufsprozesse haben sich aufgrund der Digitalisierung stark verändert. Während der traditionelle Einkauf komplett analog erfolgte, ist die technische Unterstützung der Aufgabenfelder mittlerweile ein wichtiger Bestandteil des Prozesses und nicht wegzudenken.
Die technologischen Entwicklungsstufen lassen sich in vier Phasen unterteilen:
- Einkauf 1.0 (Traditionell)
- Einkauf 2.0 (1970er Jahre)
- Einkauf 3.0 (1990er/2000er Jahre)
- Einkauf 4.0 (Heute)
Was verbirgt sich hinter diesen Begriffen?
Begriff | Beschreibung | Merkmale |
|---|---|---|
Einkauf 1.0: Traditionell | Traditioneller Einkauf ohne technologische Hilfsmittel |
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Einkauf 2.0: 1970er Jahre | Traditioneller Einkauf mit auf Einzelaufgaben fokussierte Systemunterstützung |
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Einkauf 3.0: 1990er / 2000er Jahre | Einkauf mit unternehmensweiter Verknüpfung und einer Automatisierung operativer Prozesse |
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Einkauf 4.0: Heute | Weiterentwicklung und zunehmende Verbreitung der 3. Stufe sowie zahlreiche technische Neuerungen |
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Quelle: vgl. S.11 Kleemann, F. C. & Glas, A. H. (2020). Einkauf 4.0. In Essentials.
In den frühen Stufen fokussierten sich die technischen Lösungen oft auf die Automatisierung operativer Aufgaben wie zum Beispiel das Vereinfachen von Bestelllösungen.
Im Einkauf 4.0 spielt die intelligente und autonomiegestützte Technologie, einschließlich digitaler Schnittstellen zu Beschaffungsmärkten, eine zentrale Rolle.
Dies ermöglicht nicht nur eine autonome Gestaltung von Einkaufsprozessen, sondern verändert auch die strategische Ebene des Einkaufs, samt Organisation, Beschaffungsobjekten und Lieferantenbeziehungen.
Der Einkauf 4.0 wird daher als technologische Basis betrachtet, die sowohl autonomes Arbeiten als auch Veränderungen auf strategischer Ebene ermöglicht.
Herausforderungen des digitalen Wandels
Der Einkauf ist mit zwei großen Veränderungen konfrontiert: die Digitalisierung der eigenen Prozesse im Einkauf und die des Beschaffungsportfolios, also die Auswahl der Produkte und Materialien, die der Einkauf für das Unternehmen besorgt.
Die steigende Nachfrage nach digitalen Produkten und Lösungen erfordert eine Anpassung des Portfolios. Neue Produkte, Komponenten, Rohstoffe und sogar neue Technologien wie 3D-Drucker gehören dazu.
Folgende Herausforderungen ergeben sich, laut der Vorstudie zum Einkauf 4.0 des Fraunhofer Instituts (2016):
Interne Vernetzung
Der Einkauf muss sich intern mit anderen Abteilungen vernetzen, um Fachwissen zu erlangen und relevante Informationen zu sammeln. Dies erfordert eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens.
Externe Vernetzung
Das gebündelte Wissen soll zudem genutzt werden, um sich an entsprechende Lieferanten zu wenden und die Beschaffung neuer Produkte zu ermöglichen.
Know-How
Qualifikationsmaßnahmen, Schulungen und Weiterbildungen sind notwendig, um auf dem neuesten Stand über die Technologien und Systeme zu bleiben.
Erweiterung des Lieferantenportfolios
Mit der Einführung neuer Produkte müssen auch neue Lieferanten gefunden und ins Portfolio aufgenommen werden. Dies erfordert eine Erweiterung des Lieferantennetzwerks und eine effektive horizontale Vernetzung.
Insgesamt sind der Erwerb und die Anwendung von Wissen im Einkauf essenziell, um den Anforderungen der Digitalisierung und neuen Geschäftsmodellen gerecht zu werden.
Mit 6 Schritten zur Prozessoptimierung
Zwar kann sich die eigentliche Vorgehensweise der Prozessoptimierung von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, doch generell lassen sich die Phasen grob wie folgt unterteilen:
1. Identifizierung der Prozesse
Feststellen und benennen der Strategie‑, Kern- und Unterstützungsprozesse innerhalb der Einkaufsorganisation.
2. Messung der Prozessleistung
Bewertung der Prozessleistung mithilfe geeigneter Maßstäbe, um die Ergebnisse des Prozessmanagements zu bestimmen.
3. Analyse und Verbesserung der Prozesse
Überprüfung der gemessenen Ergebnisse, Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten und Umgestaltung der definierten Prozesse.
4. Anpassung von Organisation und Strukturen
Umstrukturierung der Einkaufsorganisation, um die neuen Prozesse und Methoden zu integrieren.
5. Verankerung des Prozessdenkens
Förderung einer veränderten Denk- und Arbeitsweise aller Mitarbeiter im Einkauf, um in den neuen Prozessen effektiv arbeiten zu können.
6. Kontinuierliches Prozessmanagement
Sicherstellen, dass die Analyse bestehender Prozesse zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen nicht nur einmalig, sondern kontinuierlich durchgeführt wird, um den ständig ändernden Gegebenheiten gerecht zu werden.
Vorteile und Ziele
Der Kern für den Geschäftserfolg eines Unternehmens ist das Optimieren von Arbeitsabläufen.
Wichtige Ziele einer Prozessoptimierung sind:
- Effizientere Arbeitsweise bspw. durch vereinfachte Kommunikation oder verbesserte Datenqualität
- Schnellere Reaktion auf Marktänderungen
- Erhöhte Transparenz in der Lieferkette
- Kostenreduktion
- Qualitätssteigerung
- Kundenzufriedenheit
Die Strukturierung von Abläufen im Einkauf sowie in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und externen Partnern ist entscheidend. Ziel ist es, sicherzustellen, dass sämtliche Prozessschritte nahtlos aufeinander abgestimmt sind und eine effiziente Verknüpfung zwischen den verschiedenen Einkaufsprozessen entsteht.
Die Entwicklung des Einkaufs 4.0 bietet für Prozesse enorme Vorteile und Optimierungspotenzial.
So lassen sich beispielsweise betriebsinterne Einkaufsprozesse digital effizienter erfassen und automatisieren, was einen deutlichen Wettbewerbsvorteil ermöglicht.
Damit bietet sich die Gelegenheit, neue Geschäftspotenziale zu identifizieren und den Fokus auf strategische Aufgaben zu legen.
Wichtig ist zu beachten, dass die Beschäftigten auf die umfassenden Datenschutzvorgaben aufmerksam gemacht und zudem entsprechend geschult werden müssen.
Am besten informiert man die Mitarbeiter frühzeitig und bezieht sie aktiv ein. Dann steht dem Wandel nichts im Wege!
Schließlich werden die Mitarbeiter beispielsweise von lästiger Dokumentenverarbeitung entlastet. Sie können ihre Aufgaben effizienter und stressfrei erledigen.
Mithilfe der Digitalisierung kann das Unternehmenspotenzial langfristig voll ausgeschöpft werden.
Unser Fazit
In Zeiten des digitalen Wandels ist es als Unternehmen essenziell sich anzupassen. Damit verschaffen Sie sich nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern gewährleisten zufriedene Mitarbeiter, effiziente Arbeitsprozesse und damit eine vollständige Ausschöpfung Ihres Potenzials.