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Wenn von Geschäfts­pro­zes­sen die Rede ist, denkt man automa­tisch an große Firmen mit vielen Mitar­bei­tern und Abtei­lun­gen. Doch auch kleine Unter­neh­men sind durch Prozes­se struk­tu­riert und klar definiert.

Bereits die Kontakt­auf­nah­me von Neukun­den oder das dadurch entste­hen­de Verkaufs­ge­spräch sind geziel­te Prozes­se von Unter­neh­men.

Welche Arten von Geschäfts­pro­zes­sen gibt es?

Geschäfts­pro­zes­se sind Abläu­fe oder Reihen von Aktivi­tä­ten, die in einem Unter­neh­men durch­ge­führt werden, um bestimm­te Ziele zu errei­chen — sei es zur Kunden­ge­win­nung oder dem Erhalt von Waren.

Arten von Geschäftsprozessen

Es wird zwischen primä­ren und sekun­dä­ren Geschäfts­pro­zes­sen unterschieden.

Jedes Unter­neh­men besitzt indivi­du­el­le Prozes­se, welche sich von Firma zu Firma unterscheiden.

In der nachfol­gen­den Tabel­le sind einige Beispie­le der wichtigs­ten primä­ren Geschäfts­pro­zes­se, der sogenann­ten Kernpro­zes­se, aufgelistet.

Primä­re Geschäfts­pro­zes­seBeispie­le

Vertriebs­pro­zess

  • Kunden­ak­qui­se und Lead-Generierung
  • Verkaufs­ge­spräch
  • Angebots­er­stel­lung und Preisverhandlungen
  • Auftrags­ab­wick­lung
  • Rechnungs­stel­lung und Zahlungseingang
  • Kunden­sup­port und After-Sales-Service

Produk­ti­ons­pro­zess

  • Materi­al­be­schaf­fung und ‑verwal­tung
  • Ferti­gung oder Produktion
  • Quali­täts­kon­trol­le und ‑prüfung
  • Lagerung und Inventarverwaltung
  • Versand und Lieferung

Kunden­be­treu­ungs­pro­zess

  • Kunden­an­fra­gen entge­gen­neh­men und bearbeiten
  • Problem­lö­sung und Support
  • Beschwer­den­ma­nage­ment
  • Kunden­zu­frie­den­heits­um­fra­gen und ‑feedback

Finanz­pro­zess

  • Finanz­pla­nung und Budgetierung
  • Buchfüh­rung und Rechnungswesen
  • Finanz­be­richt­erstat­tung und ‑analy­se
  • Steuer­pla­nung und ‑zahlun­gen
  • Liqui­di­täts­ma­nage­ment

Projekt­ma­nage­ment­pro­zess

  • Projekt­in­iti­ie­rung
  • Projekt­pla­nung
  • Ausfüh­rung und Überwachung
  • Projekt­ab­schluss und Berichterstattung
  • Lessons Learned

Innova­tions- und Produktentwicklungsprozess

  • Ideen­ge­ne­rie­rung und Innovationsmanagement
  • Konzept­ent­wick­lung und ‑bewer­tung
  • Proto­ty­pe­ner­stel­lung und Tests
  • Produk­ti­ons­pla­nung und Markteinführung

Logis­tik­pro­zess

  • Bestands­ma­nage­ment und ‑verwal­tung
  • Trans­port und Lieferkettenmanagement
  • Verpa­ckung und Versand
  • Zollab­wick­lung und inter­na­tio­na­le Logistik

Marke­ting­pro­zess

  • Markt­for­schung
  • Zielgrup­pen­ana­ly­se
  • Marke­ting Kampagnenplanung
  • Werbung und Promotion
  • Vertriebs- und Vermarktungsstrategien
  • Erfolgs­mes­sung und Analyse

Diese und weite­re primä­re Geschäfts­pro­zes­se sind der Grund­stein jeder Organi­sa­ti­on. Sie konzen­trie­ren sich darauf, Werte für Kunden zu schaf­fen und den Haupt­zweck des Unter­neh­mens zu erfüllen.

Dadurch sind sie eine wichti­ge Stütze für den Erfolg, bzw. das Wachs­tum jedes Unternehmens.

Beispie­le sekun­dä­rer Geschäftsprozesse

Auch die sogenann­ten sekun­dä­ren Geschäfts­pro­zes­se tragen zum reibungs­lo­sen Funktio­nie­ren des Unter­neh­mens bei. Sie unter­stüt­zen die primä­ren Geschäfts­pro­zes­se, haben dabei aller­dings nicht unmit­tel­bar mit der Erstel­lung von Produk­ten, den Dienst­leis­tun­gen oder dem direk­ten Kunden­kon­takt zu tun.

Aufga­ben sekun­dä­rer Geschäftsprozesse

Sekun­dä­re Geschäfts­pro­zes­se unter­stüt­zen die Haupt­ge­schäfts­pro­zes­se und fördern die Effizi­enz und Effek­ti­vi­tät der Firma.

Einige Beispie­le für sekun­dä­re Geschäfts­pro­zes­se sind:

Sekun­dä­re Geschäfts­pro­zes­seBeispie­le

Perso­nal­ver­wal­tung

  • Stellen­aus­schrei­bung
  • Bewer­bungs­ein­gang und ‑auswahl
  • Vorstel­lungs­ge­sprä­che
  • Perso­nal­ent­wick­lung und ‑training
  • Gehalts­ab­rech­nung
  • Mitar­bei­ter-Leistungs­be­ur­tei­lung

Buchhal­tung und Finanzwesen

  • Buchfüh­rung und Rechnungswesen
  • Budge­tie­rung und Finanzplanung
  • Kredi­to­ren- und Debitorenbuchhaltung
  • Steuer­erklä­rung und ‑compli­ance

IT-Manage­ment und Techno­lo­gie Unterstützung

  • IT-Infra­struk­tur­ver­wal­tung
  • Software­ent­wick­lung und ‑wartung
  • Helpdesk und techni­scher Support
  • Daten­si­cher­heit und ‑schutz

Beschaf­fungs- und Lieferantenmanagement

  • Bedarfs­ana­ly­se
  • Liefe­ran­ten­be­wer­tung und ‑auswahl
  • Bestell­ab­wick­lung und Vertragsmanagement
  • Liefe­rung und Wareneingangsprüfung
  • Lager­ver­wal­tung und Bestandskontrolle
  • Liefe­ran­ten­be­zie­hun­gen und ‑kommu­ni­ka­ti­on
  • Rechnungs­prü­fung und Zahlung

Quali­täts­ma­nage­ment

  • Quali­täts­kon­trol­le und ‑prüfung
  • Fehler­er­ken­nung und ‑korrek­tur
  • Prozess­ver­bes­se­rung und ‑optimie­rung
  • Zerti­fi­zie­rungs- und Audit Verwaltung

Rechts- und Compliance-Management

  • Vertrags­ma­nage­ment und Rechtsberatung
  • Einhal­tung gesetz­li­cher Vorschrif­ten und Regularien
  • Risiko­ma­nage­ment und Haftungsfragen
  • Daten­schutz

Facili­ty Management

  • Gebäu­de- und Anlagenverwaltung
  • Sicher­heit und Zugangskontrolle
  • Umwelt- und Energiemanagement
  • Wartung und Instandhaltung

Diese Geschäfts­pro­zes­se sind zwar nicht das Kernge­schäft eines Unter­neh­mens, spielen jedoch eine entschei­den­de Rolle bei der Unter­stüt­zung und Gewähr­leis­tung reibungs­lo­ser Funktio­nen.

Digita­li­sie­rung von Geschäftsprozessen

Alles wichti­ge zur Digita­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen, finden Sie in unserem Artikel “Digita­li­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen: Mehr als nur techni­sche Innova­ti­on”.

Spezi­fi­sche Beispie­le für Geschäftsprozesse

Da die tatsäch­li­chen Geschäfts­pro­zes­se je nach Branche und Organi­sa­ti­on variie­ren können und oftmals spezi­ell auf die Bedürf­nis­se des Unter­neh­mens zugeschnit­ten sind, haben wir die Prozes­se in der Indus­trie, der Verwal­tung, der IT und im Einzel­han­del genau­er analysiert.

Geschäfts­pro­zes­se in der Industrie

In der Indus­trie gibt es eine breite Palet­te von Geschäfts­pro­zes­sen, die je nach Art der Indus­trie und des Unter­neh­mens variie­ren können.

Geschäftsprozesse in der Industrie

Hier sind einige der wichtigs­ten Geschäfts­pro­zes­se, die in verschie­de­nen Indus­trie­zwei­gen vorkommen:

  1. Produkt­ent­wick­lung und Forschung
    Dieser Prozess umfasst die Konzep­ti­on, Entwick­lung und Prüfung neuer Produk­te. Er findet häufig in der Ferti­gungs- oder Pharma­in­dus­trie Anwendung.
  2. Beschaf­fung und Lieferantenmanagement
    Unter­neh­men in der Indus­trie müssen Materia­li­en, Kompo­nen­ten und Rohstof­fe beschaf­fen, wodurch die Auswahl und Bezie­hungs­pfle­ge von Liefe­ran­ten wichtig ist.
  3. Ferti­gung und Produktion
    Hierbei handelt es sich um die eigent­li­che Herstel­lung von Produk­ten. Je nach Indus­trie kann dies die Massen­pro­duk­ti­on von Konsum­gü­tern oder die kunden­spe­zi­fi­sche Herstel­lung von Indus­trie­an­la­gen umfassen.
  4. Quali­täts­kon­trol­le und Qualitätssicherung 
    Die Überwa­chung der Produkt­qua­li­tät ist entschei­dend, um sicher­zu­stel­len, dass die herge­stell­ten Produk­te den Standards und Vorschrif­ten entsprechen.
  5. Instand­hal­tung und Anlagenmanagement
    Alle Produk­ti­ons­an­la­gen und Maschi­nen müssen ordnungs­ge­mäß gewar­tet und instand gehal­ten werden, um den reibungs­lo­sen Betrieb sicherzustellen.
  6. Logis­tik und Supply Chain Management
    Dieser Prozess umfasst die Planung, Steue­rung und Optimie­rung des Trans­ports von Waren und Materia­li­en von einem Ort zum anderen. Er ist beson­ders in der Ferti­gungs­in­dus­trie wichtig.
  7. Vertrieb und Marketing
    Durch Vertriebs­stra­te­gien, Marke­ting­kam­pa­gnen und Kunden­ge­win­nung müssen Unter­neh­men ihre Produk­te vermark­ten und an Kunden verkaufen.
  8. Kunden­be­treu­ung und Support
    Nach dem Verkauf ist die Betreu­ung der Kunden entschei­dend. Dieser Prozess umfasst den Kunden­dienst, die Beant­wor­tung von Anfra­gen und die Problemlösung.
  9. Bestands­ma­nage­ment
    Um die Nachfra­ge zu decken, müssen Unter­neh­men ihre Lager­be­stän­de überwa­chen und verwal­ten. Dadurch gewähr­leis­ten sie, dass ausrei­chend Materia­li­en und Produk­te vorhan­den sind.
  10. Compli­ance und Regulierung
    Alle gesetz­li­chen Vorschrif­ten und Sicher­heits­stan­dards müssen einge­hal­ten werden.
  11. Finanz­ma­nage­ment und Buchführung
    Dies beinhal­tet die Verwal­tung von Finanz­mit­teln, Budge­tie­rung, Buchfüh­rung und Finanzberichterstattung.
  12. Perso­nal­we­sen
    Damit alle notwen­di­gen Fähig­kei­ten und Ressour­cen gewähr­leis­tet sind, ist es notwen­dig, Mitar­bei­ter zu rekru­tie­ren, zu schulen und zu managen.

Geschäfts­pro­zes­se in der Verwaltung

Auch in der Verwal­tung, sei es in Regie­rungs­be­hör­den, Bildungs­ein­rich­tun­gen oder anderen Verwal­tungs­be­rei­chen, gibt es verschie­de­ne Geschäfts­pro­zes­se, die dazu dienen, die tägli­chen Abläu­fe und Aufga­ben effizi­ent zu organisieren.

Geschäftsprozesse in der Verwaltung

Hier sind einige Beispie­le für Geschäfts­pro­zes­se in der Verwaltung:

  1. Perso­nal­ver­wal­tung
    Neben der Rekru­tie­rung von Mitar­bei­tern und den Schulun­gen, beinhal­tet die Perso­nal­ver­wal­tung zudem das Bearbei­ten von Gehaltsabrechnungen.
  2. Beschaf­fung und Einkauf
    Die Beschaf­fung und der Einkauf umfas­sen die Bedarfs­ana­ly­se und die Bestel­lung von Büroma­te­ria­li­en, aber auch die Auswahl und Verwal­tung von Lieferanten.
  3. Finanz­ver­wal­tung
    Bei der Finanz­ver­wal­tung werden die Budge­tie­rung und Haushalts­pla­nung, das Buchfüh­rungs- und Rechnungs­we­sen sowie die Rechnungs­prü­fung und Zahlungs­ab­wick­lung durchgeführt.
  4. Dokumen­ten- und Informationsverwaltung
    Hier stehen die Erfas­sung und Archi­vie­rung von Dokumen­ten, das Daten­bank­ma­nage­ment, die Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit und die Bereit­stel­lung von Infor­ma­tio­nen und Berich­ten im Mittelpunkt.
  5. Projekt­ma­nage­ment
    Im Projekt­ma­nage­ment werden Verwal­tungs­pro­jek­te geplant und durch­ge­führt, Ressour­cen zugewie­sen, die Zeit verwal­tet und des Weite­ren der Projekt­fort­schritt überwacht und berichtet.
  6. Kunden­be­treu­ung und Bürgerservice
    Neben dem Entge­gen­neh­men und Bearbei­ten der Anfra­gen von Bürgern bzw. Kunden und dem Manage­ment von Beschwer­den und deren Lösun­gen, werden hier Infor­ma­tio­nen bereit­ge­stellt und Anfra­gen beantwortet.
  7. Gesund­heits- und Sicherheitsmanagement
    Das Gesund­heits- und Sicher­heits­ma­nage­ment umfasst die Imple­men­tie­rung von Sicher­heits­richt­li­ni­en und ‑verfah­ren, außer­dem die Gesund­heits­vor­sor­ge, Notfall­pla­nung, Sicher­heits­in­spek­tio­nen und ‑überwa­chun­gen.
  8. Verwal­tung von Bildungseinrichtungen
    Dies beinhal­tet die Stunden­pla­nung und Kursre­gis­trie­rung, die Schüler- und Lehrer­ver­wal­tung, aber auch die Schuld Budge­tie­rung und Umset­zung von Bildungspolitik.
  9. Compli­ance und Regulierung
    Die Aufga­ben von Compli­ance und Regulie­rung umfas­sen die Einhal­tung gesetz­li­cher Vorschrif­ten und Richt­li­ni­en. Außer­dem kommt die Überwa­chung von Lizenz- und Zerti­fi­kats­an­for­de­run­gen und die Bericht­erstat­tung an Aufsichts­be­hör­den hinzu.
  10. Techno­lo­gie- und IT-Verwaltung
    Hier findet die Verwal­tung von IT-Infra­struk­tur und Ressour­cen, die Beschaf­fung von Software, sowie die Lizenz­ver­wal­tung und Gewähr­leis­tung von IT-Sicher­heit und Daten­schutz statt.

Geschäfts­pro­zes­se in der IT

Die Geschäfts­pro­zes­se in der Infor­ma­ti­ons­tech­no­lo­gie (kurz: IT) sind entschei­dend, um sicher­zu­stel­len, dass die IT-Syste­me und ‑Dienst­leis­tun­gen eines Unter­neh­mens reibungs­los funktio­nie­ren, sicher sind und den Anfor­de­run­gen der Organi­sa­ti­on entsprechen.

Geschäftsprozesse in der IT

Hier sind einige Beispie­le für Geschäfts­pro­zes­se in der IT:

  1. IT Service Manage­ment (ITSM)
    IT-Service Manage­ment umfasst die Berei­che Incident‑, Change‑, Problem- und Service Level Management.
  2. Software­ent­wick­lung und ‑wartung
    Hierzu gehören die Erfas­sung und Dokumen­ta­ti­on von Anfor­de­run­gen neuer Software, das Entwer­fen, Entwi­ckeln, Testen und Imple­men­tie­ren von Software­lö­sun­gen sowie die Wartung vorhan­de­ner Software.
  3. IT-Projekt­ma­nage­ment
    Neben der Festle­gung von Projekt­zie­len und Ressour­cen behan­delt das IT-Projekt­ma­nage­ment das Erstel­len von Projekt­plä­nen, Zeitplä­nen und Budgets, die Umset­zung und Überwa­chung laufen­der Projek­te, aber auch das Dokumen­tie­ren, Berich­ten und Evalu­ie­ren abgeschlos­se­ner Projekte.
  4. IT-Infra­struk­tur­ma­nage­ment
    Hier werden Netzwer­ke und Server vorbe­rei­tet, konfi­gu­riert, überwacht und gewar­tet, sowie Daten­ban­ken, Daten­bank­ser­ver, Cloud-Ressour­cen und-Diens­te verwaltet.
  5. Infor­ma­ti­ons­si­cher­heits­ma­nage­ment
    Um die Infor­ma­ti­ons­si­cher­heit zu gewähr­leis­ten, werden Sicher­heits­richt­li­ni­en und ‑verfah­ren entwi­ckelt und imple­men­tiert, Benut­zer Zugriffs­rech­te und Berech­ti­gun­gen verwal­tet sowie Sicher­heits­prü­fun­gen durchgeführt.
  6. Kunden­ser­vice und Support
    Der Support nimmt Anfra­gen entge­gen und löst Benut­zer­pro­ble­me. Zudem fördern sie die effek­ti­ve Nutzung von IT-Ressourcen.
  7. Lizenz­ma­nage­ment und Software Asset Manage­ment (SAM)
    Bei diesem Prozess werden Software­li­zen­zen und ‑verträ­ge verwal­tet und deren Nutzung überwacht.
  8. Notfall­wie­der­her­stel­lung und Geschäftskontinuität
    Um die Handlungs­fä­hig­keit des Unter­neh­mens in Krisen­si­tua­tio­nen sicher­zu­stel­len, werden Geschäfts­kon­ti­nui­täts­plä­ne entwi­ckelt und ständig aktua­li­siert. Außer­dem werden Maßnah­men zur Wieder­her­stel­lung des IT-Betriebs nach Störun­gen oder Katastro­phen geplant und im Ernst­fall durchgeführt.

Geschäfts­pro­zes­se im Einzelhandel

Im Einzel­han­del gibt es viele primä­re und sekun­dä­re Geschäfts­pro­zes­se, die dazu dienen, den reibungs­lo­sen Betrieb von Geschäf­ten und die effizi­en­te Bereit­stel­lung von Waren und Dienst­leis­tun­gen an den Kunden sicherzustellen.

Geschäftsprozesse im Einzelhandel

Sie stellen die Wirtschaft­lich­keit des Unter­neh­mens sicher, was gerade bei der Integra­ti­on von Techno­lo­gien und Online-Verkaufs­ka­nä­len eine zentra­le Rolle spielt.

Hier sind einige Beispie­le für Geschäfts­pro­zes­se im Einzelhandel:

  1. Beschaf­fungs­pro­zess
    Hierzu gehören die Beschaf­fung von Waren, Liefe­ran­ten und Herstel­lern, die Verwal­tung des Lagers und der Bestands­kon­trol­le, aber auch die Waren­an­nah­me mit anschlie­ßen­der Prüfung und Lagerung.
  2. Verkaufs­pro­zess
    Zum Verkaufs­pro­zess gehören der Kunden­emp­fang und deren Beratung, die Produkt­prä­sen­ta­ti­on und Verkaufs­för­de­rung, die Abwick­lung von Verkäu­fen und Trans­ak­tio­nen, sowie die Buchfüh­rung und Zahlungsabwicklung.
  3. Lager- und Bestandsmanagement
    Hier findet die Überwa­chung, Verwal­tung und Bewer­tung von Lager­be­stän­den statt, aber auch die Warenverteilung.
  4. Kunden­be­treu­ungs­pro­zess
    Bei diesem Prozess werden Kunden­an­fra­gen und Beschwer­den bearbei­tet und der Waren­um­tausch und die Rückga­be durch­ge­führt. Außer­dem findet die Förde­rung von Treue­pro­gram­men und der Kunden­bin­dung statt.
  5. Visual Merchan­di­sing
    Durch die Gestal­tung der Verkaufs­flä­chen, Regalen und Schau­fens­ter sollen Kunden angelockt werden. Zudem findet hier die strate­gi­sche Produkt­plat­zie­rung statt, um den Verkauf anzukurbeln.
  6. Marke­ting­pro­zess
    Anhand der Kunden­ana­ly­se und Markt­seg­men­tie­rung werden Marke­ting­kam­pa­gnen in Form von Werbung und Promo­ti­on geplant und durchgeführt.
  7. Perso­nal­ma­nage­ment
    Zu den Aufga­ben des Perso­nal­ma­nage­ment gehören die Rekru­tie­rung und Schulung von Verkaufs­per­so­nal, die Mitar­bei­ter­pla­nung und deren Einsatz sowie die Leistungs­be­ur­tei­lung und Motivation.
  8. Finanz­pro­zess
    Neben der Budge­tie­rung und Finanz­pla­nung beinhal­tet der Finanz­pro­zess die Buchfüh­rung und das Rechnungs­we­sen, aber auch die Steuer­ver­wal­tung und Finanzberichterstattung.
  9. E‑Commerce und Online-Vertriebsprozess
    Zum Online-Vertriebs­pro­zess zählen das Betrei­ben von Online-Shops, die damit einher­ge­hen­de Bestell­ab­wick­lung, der anschlie­ßen­de Versand sowie der dadurch anfal­len­de Kundensupport.
  10. Sicher­heits- und Risikomanagement
    Um die Sicher­heit zu gewähr­leis­ten, muss ein Diebstahl­schutz angebracht und überwacht werden. Zusätz­lich fallen hierun­ter die Risiko­be­wer­tung und das Risiko­ma­nage­ment im Geschäftsbetrieb.
  11. Logis­tik­pro­zess
    Hier findet die Koordi­na­ti­on mit Liefe­ran­ten und Logis­tik­dienst­leis­tern sowie die Verfol­gung von Waren­be­we­gun­gen und Liefer­ter­mi­nen statt.
  12. Kunden­da­ten­ana­ly­se und CRM (Custo­mer Relati­onship Management)
    Bei diesen Prozes­sen werden Kunden­da­ten gesam­melt und analy­siert, um mit Hilfe von CRM-Software die Kunden­be­zie­hun­gen zu pflegen und zu verwalten.

Unser Fazit

Auch wenn es viele primä­re und sekun­dä­re Geschäfts­pro­zes­se gibt, die sich in den einzel­nen Branchen überschnei­den, bildet jedes Unter­neh­men eigene einzig­ar­ti­ge Prozes­se. Diese werden auf die spezi­fi­schen Anfor­de­run­gen der jewei­li­gen Kunden und Produk­te, bzw. Dienst­leis­tun­gen zugeschnitten.

Um also heraus­zu­fin­den, wie die Digita­li­sie­rung im eigenen Unter­neh­men voran­ge­trie­ben werden kann, müssen zunächst die Prozes­se klar definiert und analy­siert werden.

Sie möchten Ihr Unter­neh­men digitalisieren?

Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihre Prozes­se voranzutreiben.

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Über den Autor

Rainer Lothmann

Rainer Lothmann ist Gründer, Unternehmer und Geschäftsführer. Mit DigiLOTH unterstützt er Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Geschäftslogik und Entwicklung von Konfiguratoren.

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