In Unternehmen spielt die Geschäftsprozessoptimierung eine zentrale Rolle bei der Steigerung von Effizienz und Produktivität.
Dieser Prozess beinhaltet die Analyse, Überarbeitung und Verbesserung von betrieblichen Abläufen.
Systematisch angewendet, können selbst kleine Veränderungen einen großen Effekt auf die gesamte Infrastruktur haben.
Was ist Geschäftsprozessoptimierung? — Definition
Geschäftsprozessoptimierung ist die gezielte Umgestaltung von Prozessen mit Hilfe von spezifisch festgelegten Parametern.
Diese Parameter dienen dazu, die Ausrichtung der einzelnen Prozesse auf die Gesamtstrategie und die Ziele des Unternehmens zu stärken.
Auf Englisch wird Geschäftsprozessoptimierung als „Business Process Optimization” (BPO) bezeichnet.
Grundsätzlich kann Geschäftsprozessoptimierung in jedem Firmenbereich zum Einsatz kommen, wie zum Beispiel Vertrieb, Produktion und Verwaltung.
Eine ausführliche Beschreibung verschiedener Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens finden Sie im Artikel „Geschäftsprozesse: Beispiele anschaulich erklärt”
Geschäftsprozesse optimieren — Das sind die Vorteile
Abhängig von der Größe eines Unternehmens gibt es dutzende, wenn nicht sogar hunderte von Geschäftsprozessen, die man optimieren kann und muss.
Der Optimierungsbedarf ist in vielen Unternehmen seit langem bekannt, wird aber aus vorgeschobenem Zeitmangel oder Angst vor Veränderungen nicht in Angriff genommen!
Damit wird das Scheitern der digitalen Transformation zur selbsterfüllenden Prophezeiung.
Never change a running system — ein Spruch den jeder Unternehmer kennt, hinterlässt im Zuge der Digitalisierung einen faden Beigeschmack.
Bestehendes hinterfragen
Wer jetzt Bestehendes nicht hinterfragt, kann die strukturellen Versäumnisse später vielleicht gar nicht mehr oder nur verbunden mit sehr hohen Kosten wieder aufholen.
Wenn es um digitale Transformationsprozesse geht, ist Stillstand mit Rückstand gleichzusetzen.
Auch wenn es herausfordernd ist, bereits etablierte Abläufe auf den Prüfstand zu stellen, lohnt es sich langfristig, um dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu bleiben.
Diese Erkenntnis ist vor allem für Führungskräfte von enormer Wichtigkeit.
Keine Bereitschaft zur Reorganisation
Insbesondere bei historisch gewachsenen Firmenstrukturen ist die Bereitschaft zur Reorganisation hin zu ausdefinierten und transparenten Geschäftsprozessen häufig gering.
Das liegt insbesondere an dem Mehraufwand, den digitale Methoden augenscheinlich erfordern.
Dabei handelt es sich um einen Trugschluss, denn die Auseinandersetzung mit den neuen Methoden ist essenziell.
Stattdessen ruht man sich auf den mühsam eingeführten Prozessen aus, obwohl an dieser Stelle die Adaption einer neuen Denkweise entscheidend ist für eine wirtschaftliche Geschäftsentwicklung.
Auf Grund dieser Mentalität wird das volle Potenzial intelligenter Vernetzung in vielen Firmen bei Weitem noch nicht voll ausgeschöpft.
Diese Vorteile haben Unternehmen, die sich aktiv der Geschäftsprozessoptimierung widmen:
- Verbesserte Ergebnisse: Engpässe in den Prozessen werden identifiziert und beseitigt, was zu einer Verkürzung der Durchlaufzeiten führt
- Gesteigerte Produktivität: Reduzierung erforderlicher Arbeitsschritte dank der Automatisierung sich ständig wiederholender Entscheidungen
- Höhere Prozesseffizienz: Optimierte Aktivitäten haben Einsparungen von Zeit, Ressourcen und Finanzen zur Folge
- Besseres Prozessmanagement: Gesamtqualität und Erträge steigen, da die Quote für Fehler und Nacharbeit sinkt
- Stärkere Wettbewerbsfähigkeit: Kürzere Lieferzeiten, bessere Preise und höhere Qualität sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren in einem sich ständig wandelnden Markt
Methoden der Geschäftsprozessoptimierung
Es gibt viele Methoden der Geschäftsprozessoptimierung, die auf unterschiedlichen Ebenen eingesetzt werden können und darauf abzielen, bestehende Prozesse neu zu gestalten.
Eine der Nachhaltigsten ist die Implementierung einer intelligenten Geschäftslogik.
Je besser die Geschäftslogik im Unternehmen umgesetzt wurde, desto mehr profitieren Kunden und Mitarbeiter von reibungslosen Geschäftsprozessen.
Maßnahmen zur Geschäftsprozessoptimierung verfolgen die gleichen Ziele.
Im Vordergrund steht:
- Bestehende Abläufe analysieren und verbessern
- Kosten senken
- Qualität steigern
- Produktivität verbessern
Diese Ziele können nachhaltig mit einer intelligenten Vernetzung von IT und Kommunikationstechnik erreicht werden.
From Brain to Code
Die im Code integrierte Geschäftslogik spielt eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung, denn sie ermöglicht es Geschäftsabläufe zu automatisieren, indem Produkte und Dienstleistungen digital abgebildet werden.
Außerdem definiert sie, wie Daten in den Prozessen genutzt werden sollen und legt die Geschäftsregeln fest, welche die Anwendungssoftware steuern.
Eine korrekt implementierte Geschäftslogik schafft die Basis für kontinuierliche Geschäftsprozessoptimierung, weil sie dynamisch und flexibel erweiterbar ist.
Der Grund dafür ist vor allem die effiziente Datennutzung, die es Unternehmen erlaubt, Engpässe und Ineffizienzen bei den Prozessen schnell zu identifizieren.
Im Idealfall ist die Behebung nur noch eine Routinemaßnahme, die keine enormen zusätzlichen Kosten verursacht.
Wie Geschäftslogik Prozesse in Unternehmen verbessern kann, erfahren Sie im Beitrag „Geschäftslogik: Neue Ansätze zur Digitalisierung in Unternehmen”
Die 7 Phasen der Geschäftsprozessoptimierung
Geschäftsprozessoptimierung bedarf eines systematischen Ansatzes, der viele verschiedene Faktoren berücksichtigt.
Eine zielorientierte Sichtweise, sowie die Unterteilung in verschiedene Phasen ermöglicht es, selbst bei komplexen Maßnahmen den Überblick zu behalten und den Fortschritt zu messen.
Geschäftsprozessoptimierung in Phasen zu unterteilen ist eines der gängigsten Vorgehensmodelle:
| Phase | Ansatz | Erklärung |
|---|---|---|
1. | Identifizierung der Prozesse, die Verbesserung benötigen |
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2. | Abbilden der aktuellen Prozesse |
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3. | Analysieren und Priorisieren von Optimierungsmaßnahmen |
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4. | Neugestaltung |
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5. | Testen der neuen Prozesse |
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6. | Implementierung und Überwachung |
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7. | Kontinuierliche Verbesserung |
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Das Analysieren und Optimieren von Geschäftsprozessen kann auch als Kreislauf aus sich ergänzenden Maßnahmen verstanden werden, der es einem Unternehmen ermöglicht, agil zu bleiben und herausfordernde Veränderungen zu antizipieren.
Geschäftsprozessoptimierung verlangt Teamwork
Die Verbesserung von Geschäftsprozessen kann und darf nicht „von oben herab” gestaltet und diktiert werden.
In den meisten Fällen kennen die täglich handelnden Mitarbeiter die Problemstellen im Betriebsablauf viel besser als ihre Vorgesetzten.
Für erfolgreiche Projektarbeit ist die gleichberechtigte Zusammenarbeit von Mitarbeitern der beteiligten Abteilungen, Vorgesetzten und Programmierern elementar wichtig.
Moderne agile Methoden, wie zum Beispiel Scrum, geben hier wichtige Hilfestellungen und sichern eine permanente Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
Durch regelmäßiges Hinterfragen der Projektschritte kann ein Scheitern sicher ausgeschlossen werden.
Hierarchisches Denken ist Gift für den Projekterfolg
Nur gemeinsam erzielte Erfolge sind nachhaltig. Je mehr Köpfe an der Optimierung beteiligt werden, desto mehr Hände tragen den Erfolg auf Dauer weiter.
Wichtig bei der Entwicklung digitaler Prozesse ist aber auch, sich über Bedenkenträger und ewig Gestrige hinwegzusetzen.
Ein einflussreicher Bremser kann ein ganzes Projektteam zermürben und muss aus der Teamarbeit ausgeschlossen werden.
Geschäftsprozesse werden nur dann besser, wenn alle Beteiligten positive Beiträge dazu leisten.
Geschäftsprozesse darstellen und optimieren — Fazit
Geschäftsprozesse sind die Lebensadern jedes Unternehmens, deshalb ist es umso wichtiger, sie in ihrer Komplexität zu erkennen und darzustellen, bevor es an das Optimieren geht.
Der erste Schritt von Geschäftsprozessoptimierung ist die Erkenntnis, dass selbst kleine Veränderungen bei einem Prozess einen enormen Einfluss auf zusammenhängende Abläufe haben können.
Eine sorgfältige Analyse und Planung ist deshalb die Basis für jede erfolgreiche Maßnahme!
Die voranschreitende Digitalisierung und die damit einhergehenden disruptiven Technologien verändern den Blick auf bestehende Strukturen.
Keine Angst vor Veränderung
Unternehmen, die keine Angst davor haben, bewährte Geschäftsprozesse genau zu betrachten, neu zu bewerten und wenn notwendig auch zu verändern, werden langfristig profitieren.
Dabei ist es ganz gleich, ob es sich um ein Traditionsunternehmen, ein Start-up oder eine öffentliche Verwaltung handelt — Geschäftsprozessoptimierung ist keine einmalige Aufgabe, sondern erfordert kontinuierliches Engagement, um Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und Ressourcen optimal zu nutzen.