Bei der Prozessoptimierung handelt es sich um einen systematischen Ansatz zur Verbesserung von Abläufen, mit dem Ziel Effizienz und Produktivität zu steigern.
Dafür werden bestehende Abläufe analysiert und verbessert, verzichtbare Schritte eliminiert und Durchlaufzeiten verkürzt.
Bekannte Methoden sind Six Sigma, Kaizen und Lean Management.
Warum sich die Prozessoptimierung langfristig lohnt – sei es für Unternehmen, öffentliche Betriebe oder sogar den Privathaushalt –, veranschaulichen Beispiele und bewährte Prozesse aus der Praxis.
Allgemeine Beispiele in Unternehmen
Prozessoptimierungen können in vielen Bereichen durchgeführt werden. Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht mit allgemeinen Beispielen in verschiedenen Unternehmensbereichen.
Bereich | Beispiele zur Prozessoptimierung | Zugehörige KPIs |
|---|---|---|
Personalmanagement | Einführung einer digitalen Personalverwaltung, um die Auswahlkriterien zu standardisieren und den Bewerbungsprozess zu beschleunigen |
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Kundenservice | Umsetzung eines Portals, um häufig gestellte Fragen zu beantworten und Anfragen effizienter zu verarbeiten |
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Konstruktionsprozess | Konfigurator |
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Fertigungsprozess | Überarbeitung der Produktionslinie, um Engpässe zu verringern und die Produktion flexibler zu gestalten |
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Finanzprozesse | Einführung von Automatisierungsmethoden für die Buchhaltung, um Fehler zu reduzieren und Finanzprozesse zu beschleunigen |
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Lieferkettenmanagement | Verfolgung von Waren und Implementierung von Echtzeit-Datenanalysen, um Engpässe vorherzusagen |
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Projektmanagement | Implementierung von Projektmanagementsoftware für bessere Planung, Zusammenarbeit und Ressourcennutzung |
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Wie die Beispiele verdeutlichen, hat die Beseitigung überflüssiger Prozesse und die Optimierung eine Vielzahl von Vorteilen.
Vorteile
- Effizienzsteigerung
- Kostenreduktion
- Verbesserte Produktivität
- Qualitätsverbesserung
- Mitarbeiterzufriedenheit
Konkrete Beispiele für eine Prozessoptimierung
Folgende Beispiele sollen das Prinzip der Optimierung vereinfacht darstellen.
Optimierung im Privathaushalt
Prozessoptimierungen sind typischerweise mit betrieblichen Abläufen verbunden, jedoch lassen sich ihre Prinzipien auch erfolgreich auf den privaten Alltag anwenden. Hier ein einfaches Beispiel einer fiktiven Familie:
Ausgangssituation
Ein Familienhaushalt stellt fest, dass ihr unstrukturierter Tagesablauf zu ineffizienten Abläufen bei der Hausarbeit, Unordnung, Stress und Überlastung führt.
Ziele
Sie möchten die tägliche Unordnung reduzieren und bei der Hausarbeit möglichst viel Zeit sparen.
Maßnahmen
Um diese Ziele zu erreichen, können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden. Die Einführung eines strukturierten Zeitplans und einer To-Do-Liste hilft, Aufgaben zu organisieren und gleichmäßig auf alle Familienmitglieder zu verteilen. Zusätzlich werden moderne Reinigungsmittel, Werkzeuge und Geräte wie Saugroboter verwendet.
Auswirkungen
Die Optimierungsmaßnahmen führen zu einer Minimierung der Unordnung, einem Zeitersparnis und einer entlasteten Arbeitslast für alle Familienmitglieder.
Optimierung in öffentlichen Einrichtungen
In öffentlichen Einrichtungen wie Krankenhäusern oder Pflegeeinrichtungen ist die Durchführung von Prozessoptimierungen ebenso relevant. Dies wird anhand einer Optimierung von Prozessen in einem Krankenhaus illustriert.
Ausgangssituation
Ein Krankenhaus erkennt, dass ineffiziente Abläufe und suboptimale Prozesse zu längeren Wartezeiten, Überlastung des Personals und einer möglichen Verschlechterung der Patientenversorgung führen.
Ziele
Das Ziel besteht darin, die Patientenversorgung zu verbessern, Wartezeiten zu verkürzen und die Effizienz der Abläufe zu steigern, um eine optimale Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten.
Maßnahmen
Um diese Ziele zu erreichen, werden verschiedene Maßnahmen ergriffen. Die Einführung eines durchdachten Managementsystems für den Patientenfluss, die Implementierung digitaler Patientenakten für einen nahtlosen Informationsaustausch und die Schulung des Personals in effizienten Arbeitsmethoden sind entscheidende Schritte. Darüber hinaus kann der Einsatz von moderner Technologie wie Telemedizin die Diagnose- und Beratungsprozesse optimieren.
Auswirkungen
Die Optimierungsmaßnahmen führen zu verkürzten Wartezeiten für die Patienten, einer effizienteren Nutzung der Ressourcen und einer Entlastung des medizinischen Personals. Das führt letztendlich zu einer verbesserten Patientenversorgung.
Beispiele aus der Praxis
Dass sich Prozessoptimierung bewährt, zeigen auch Erfolgsgeschichten aus der Praxis.
Tesla: Effizienz der Angestellten
Im Jahr 2018 hatte der Autohersteller Tesla, Inc. die Herausforderung das Elektroauto Model 3 der Nachfrage entsprechend zu produzieren. Neben mehr Produktionsmittel war es notwendig, die Geschäftsprozesse zu optimieren, um die Produktivität und Effizienz zu verbessern – insbesondere hinsichtlich der Mitarbeiter.
In einer E‑Mail an seine Angestellten nannte der CEO Elon Musk 7 Tipps, um ihre Produktivität zu steigern:
- Auf große Meetings verzichten, sofern sie keinen Mehrwert bieten.
- Häufigkeit von Meetings reduzieren, außer es handelt sich um eine dringende Angelegenheit.
- Wenn die Mitarbeiter keinen Mehrwert beisteuern, sollten sie das Meeting oder den Anruf verlassen.
- Unsinniger Jargon, der Erklärungen erfordert, sollte nicht verwendet werden.
- Es soll über den kürzesten Weg kommuniziert werden, statt auf die Vorgesetztenkette zu achten.
- Direkte Kommunikation zwischen den Abteilungen.
- Sich an seinem gesunden Menschenverstand orientieren, statt Regeln zu befolgen, die in der Situation unpassend erscheinen.
Des Weiteren erfolgte eine Analyse der Lieferanten und Auftragnehmer, wobei Musk bekannt gab, dass jene, die nicht den hohen Qualitätsstandard von Tesla erfüllen, gekündigt werden sollen.
Die Veränderungen optimierten den Managementprozess und ermöglichten neue Produktionsrekorde für das Model 3.
Toyota: Das Toyota-Produktionssystem
Bei dem Toyota-Produktionssystem handelt es sich um eine weltweit bekannte Produktionsphilosophie, mit dem Ziel, hochqualitative Produkte kosteneffizient zu fertigen.
Die drei M’s
Die Ziele sollen erreicht werden durch die Vermeidung von Muda (Verschwendung), Mura (Inkonsistenz) und Muri (Überlastung).
Das System entstand in den 1950er-Jahren aufgrund einer Ressourcenknappheit nach dem Zweiten Weltkrieg.
Die zentralen Komponenten sind:
Just-in-Time (JIT):
Produkte werden genau dann produziert, wenn sie benötigt werden, um Lagerbestände zu minimieren und Verschwendung zu reduzieren.
Kanban-System:
Das Kanban-System ist ein visuelles Steuerungssystem, das den Materialfluss und die Produktion in Echtzeit steuert. Es ermöglicht das Eliminieren überflüssiger Materialbestände.
Kaizen
Kaizen ist die japanische Bezeichnung für das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung auf allen Ebenen eines Unternehmens.
Jidoka
Jidoka (Autonomation) bedeutet, dass Maschinen so konzipiert sind, dass sie bei Auftreten von Problemen automatisch gestoppt werden. Dies ermöglicht eine sofortige Fehlererkennung und ‑behebung.
Mit dem innovativen Toyota-Produktionssystem gilt Toyota als globaler Vorreiter für Lean Production und Lean Management in den verschiedensten Branchen.
Unser Fazit
Die dargelegten Beispiele zeigen, dass Prozessoptimierungen in allen wirtschaftlichen Einheiten Anwendung finden. Durch diese Optimierungen können nicht nur Kosten und Zeit eingespart werden, sondern sie gewährleisten auch langfristig eine effektive und effiziente Durchführung von Prozessen.
